QR Rechnungen / Zahlungen

QR-Rechnung ...

Ab dem 1. Oktober 2022 dürfen Rechnungen in der Schweiz nur noch als QR-Rechnungen mit dem wundersamen Klötzchenmuster verschickt werden. Federführend beim gesamten Umstellungsprojekt ist die SIX Interbank Clearing AG. Sie wickelt schweizweit den Zahlungsverkehr der meisten Banken ab.

Für den Umstieg auf die QR-Rechnungen wurde sie beauftragt, die Informationen für Verbraucher, Entwicklerinnen und Unternehmen auf der Webseite paymentstandards.ch zugänglich zu machen. Konsumentinnen und Konsumenten finden auch Informationen unter einfach-zahlen.ch. Weitere Informationen darüber lasen Sie auch in diesem Artikel: Die QR-Rechnung: Alle wichtigen Fragen in der Übersicht.

QR-Rechnungs-Typen: Es gibt drei Varianten von QR-Rechnungen.
  • Die «QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz» ersetzt die bisherigen orangen Einzahlungsscheine und ist einsetzbar durch Unternehmen, Vereine und Privatkunden. Hier brauchen Sie die QR-IBAN.
Als Ersatz des bisherigen roten Einzahlungsscheins dienen zwei leicht unterschiedliche Formate:
  • Die «QR-Rechnung mit IBAN ohne Referenz» ist die einfachste, die auch von Privatkunden oder kleinen Vereinen verwendet werden kann. Verwenden Sie die herkömmliche IBAN.
  • Die «QR-Rechnung mit IBAN und Creditor Reference (ISO 11649)» kann von Unternehmen, Privatkunden und Vereinen verwendet werden. Auch hier benutzen Sie die «normale» IBAN.
QR-IBAN: Jedes Bankkonto hat nebst der Kontonummer schon länger auch eine IBAN. Die QR-IBAN unterscheidet sich davon im vorderen Teil. Der hintere (hier mit Neunen dargestellt) ist bei beiden die eigentliche Kontonummer, hier zum Beispiel bei einem Migrosbank-Konto:
Beispiel IBAN:        CH26 0840 1099 9999 9999 9
Beispiel QR-IBAN: CH50 3013 2099 9999 9999 9
Wie Ihre QR-IBAN lautet, können Sie im E-Banking unter Ihren Kontoinformationen nachschauen. Ihre Bank muss Ihnen diese Information zugänglich machen.
QR-Referenz: Sie entspricht exakt der ESR-Referenz, die im orangen Einzahlungsschein im eingerahmten Feld oberhalb der Adresse (Beschriftet mit Referenz-Nr.) stand. Sie ist auch genau gleich aufgebaut und besteht u.A. aus Teilnehmernummer (optional), Kundennummer, Rechnungsnummer und einer Prüfziffer. Sie vereinfacht das automatische Verbuchen der Rechnung in einem Buchhaltungssystem – genau wie auch bisher beim orangen Einzahlungsschein.
Creditor Reference: Diese ist neuer und folgt dem ISO-Standard 11649. Sie hat denselben Zweck wie die QR-Referenz, ist aber anders aufgebaut und ist im Gegensatz zur QR-Referenz auch im internationalen Zahlungsverkehr gebräuchlich.

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Unternehmen und Vereine verwenden in der Regel für den Rechnungsdruck eine Buchhaltungs- bzw. ERP-Software. Dabei kann es sich entweder um ein lokal installiertes Programm oder um eine Dienstleistung in der Cloud – also via Webbrowser bedienbar – handeln. Falls die von Ihnen verwendete Lösung noch keine QR-Rechnungen unterstützt, ist ein (oft kostenpflichtiges) Upgrade fällig.

Unter https://www.paymentstandards.ch/de/home/readiness/readiness-erp.html finden Sie eine Liste von Produkten, die laut Eigenauskünften der Unternehmen bereit für QR-Rechnungen sind. Aufgepasst: Die Liste ist zwar lang, aber nicht vollständig! So fehlen darin beispielsweise die bekannte Vereinsverwaltung webling.ch oder auch kastanio.ch, eine Webanwendung aus Flums/SG für Vereine und KMU..

Die SIX veröffentlicht unter https://www.paymentstandards.ch/de/home/readiness/generators.html eine Liste kostenloser Onlinedienste, mit denen Sie einzelne QR-Rechnungen erzeugen. Wir haben uns mal durchgeklickt. Für Einzelrechnungen empfehlen wir zum Beispiel app.qr-invoice.cloud. Jenes ist einfach zu bedienen und in Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch verfügbar.

Alternative: Unter www.koleo.ch/qr-rechnung-erstellen gibts eine Option, den QR-Zahlteil als Bild herunterzuladen. Sofern Sie ihn in der Originalgrösse (!) verwenden, können Sie das Bild im unteren Teil einer Word-Datei anbringen.
Der von SIX hinterlegte Link zur Lösung der Postfinance ist veraltet. Sie finden ihn unter postfinance.ch/qr-generator. Er ist von Deutsch auf Französisch, Italienisch und Englisch umschaltbar und erfordert zur Nutzung kein Postfinance-Konto; dies im Gegensatz zur Gratislösung der UBS, für die Sie ein UBS-Konto angeben müssen.
Die tolle Lösung qr-rechnung.net von Andreas Bilger gibts als Browser- und als Windows-Store-App. Sie eignet sich zwar auch für Einzelrechnungen. Sie spielt ihre Stärken aber beim Erstellen mehrerer Rechnungen aus einer Tabelle aus, siehe Seite 4. Lesen Sie aber erst den folgenden Abschnitt mit wichtigen Hintergrundinformationen.
Eine sehr coole kostenlose Onlinelösung fürs Schreiben mehrerer Rechnungen bietet die Web-App qr-rechnung.net. Mit dem gleichen Namen finden Sie die App auch gratis im Windows-Store.
Wir empfehlen folgendes Vorgehen: Erstellen Sie zunächst für sich eine Excel-Datei mit den Rechnungsinfos, also Namen und Adressen der Rechnungsempfänger, Zahlungszwecke (z.B. «Jahresbeitrag 2023») und Beträge. Speichern Sie diese z.B. als Rg202211Daten.xlsx.